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Orden CUL/3021/2006, de 25 de septiembre, por la que se crea la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Cultura y de sus organismos públicos.

BOE 04-10-2006


La Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, en su artículo 58, atribuyó el estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificación y utilización de los documentos de la Administración del Estado y del sector público estatal, así como su integración en los archivos y el régimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos a una Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, cuya composición, funcionamiento y competencias específicas se establecerían por vía reglamentaria. Asimismo dispuso que podrían constituirse comisiones calificadoras en los
organismos públicos que así se determinase.

El Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus Organismos Públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original, prevé en su disposición transitoria única la creación, mediante orden ministerial, de una Comisión Calificadora de Documentos Administrativos para cada uno de los departamentos ministeriales.

En cumplimiento de dicha normativa, el Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, mediante la Orden ECD/ 3300/2003, de 18 de noviembre, creó la correspondiente Comisión para el ámbito de su Departamento y de los Organismos Públicos dependientes del mismo.

El Real Decreto 553/2004, de 17 de abril, por el que se reestructuran los departamentos ministeriales, ha creado el Ministerio de Cultura, cuya estructura básica ha sido desarrollada por el Real Decreto 1601/2004, de 2 de julio. Por tanto se hace necesaria la constitución de la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del nuevo Ministerio.


En virtud de lo expuesto, previa autorización del Ministro de Administraciones Públicas y en el ejercicio de las facultades atribuidas por el artículo 12 de la Ley 6/1997, de 14 de abril, de Organización y Funcionamiento de la Administración General del Estado, dispongo:

Artículo 1. Creación y adscripción

Se crea la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Cultura, adscrita a la Subsecretaría del Departamento, como órgano colegiado encargado de garantizar la protección del patrimonio documental del Departamento y de sus Organismos Públicos, de conformidad con el artículo 58 de la Ley 16/ 1985, de 25 de junio, reguladora del Patrimonio Histórico Español y con el Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del Patrimonio Documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General
del Estado y sus Organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original.

Artículo 2. Ámbito de aplicación.

1. La Comisión ejercerá sus funciones respecto a los documentos y series documentales, cualquiera que sea su soporte, producidos, conservados o reunidos por todos los órganos del Ministerio y cada uno de los Organismos Públicos, vinculados o dependientes del Departamento, que no hayan creado una Comisión Calificadora distinta al amparo de lo previsto en el apartado 2 de la disposición transitoria única del Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte
distinto al original.

Artículo 3. Composición.

1. La Comisión Calificadora de Documentos Administrativos tendrá la siguiente composición: Presidente: el Subsecretario, que podrá delegar en el vicepresidente primero.

Vicepresidente primero: el Director General del Libro, Archivos y Bibliotecas.

Vicepresidente segundo: el Subdirector General de los Archivos Estatales.

Vocales:

El Subdirector General de Tecnologías y Sistemas de Información. El Subdirector General de Recursos Humanos.

El Abogado del Estado Jefe del Departamento.

El Interventor Delegado.

El Oficial Mayor.

El Director del Archivo General de la Administración.

El Jefe del Servicio del Archivo General del Departamento, que ejercerá además la Secretaría de la Comisión.

2. Igualmente formarán parte de la Comisión, también como vocales, un representante, con rango de Subdirector General o asimilado, de la Secretaría General Técnica, un representante de la Dirección General de Bellas Artes y Bienes Culturales y un representante de la Dirección General de Cooperación y Comunicación Cultural, designados por el Secretario General Técnico o por el Director General correspondiente.

3. Se integrará asimismo en la Comisión como vocal un representante de cada Organismo Público dependiente del Departamento cuya documentación vaya a ser objeto de examen y consideración según el correspondiente orden del día.
4. La Comisión podrá solicitar el asesoramiento de los técnicos del Ministerio o de sus Organismos Públicos cuya aportación pueda ser de interés a juicio de la Comisión, a tenor de la índole y características de la documentación que deba examinar. Participarán con voz pero sin voto.

Artículo 4. Funciones.

Son funciones de la Comisión las siguientes:

1. Realizar la valoración documental, entendiendo por tal el estudio y análisis de las características administrativas,
jurídicas, fiscales, informativas e históricas de los documentos generados, conservados o reunidos en el Departamento.

2. Establecer, previo dictamen de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, los plazos de permanencia de los documentos o series documentales en los archivos de oficina del Ministerio y de sus Organismos Públicos, proponer los criterios y plazos para su transferencia al Archivo Central del Departamento, o de sus Organismos Públicos, así como los plazos para su transferencia posterior al Archivo General de la Administración.

3. Iniciar el procedimiento de eliminación de documentos o series documentales del Ministerio y sus Organismos Públicos y, en su caso, de conservación de su contenido en soporte distinto al original en que fueron producidos, y elevar las propuestas de eliminación a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, de acuerdo con el procedimiento establecido en el Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, y a los efectos previstos en él.

4. Establecer, previo estudio y dictamen de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, el régimen de acceso a los documentos y series documentales del Ministerio y de sus Organismos Públicos, de conformidad con lo establecido en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común y demás normativa aplicable al régimen de acceso a los documentos administrativos.

5. Informar a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos sobre las denegaciones de acceso a los documentos y series documentales que se hayan producido en el ámbito del Ministerio y sus Organismos Públicos.

6. Velar por el cumplimiento de los criterios fijados por la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos, en su ámbito de actuación.

7. Estudiar e informar los programas, disposiciones y actuaciones del Departamento en materia de archivos, así como impulsar y participar en las actuaciones de informatización de los mismos.

8. Las demás funciones que le atribuya la normativa vigente y cualesquiera otras relativas al estudio, dictamen y propuesta de aquellas actividades relativas a la calificación, utilización, conservación, acceso, archivo y eliminación de los documentos generados, reunidos o conservados en el Ministerio y sus Organismos Públicos.

Artículo 5. Funcionamiento.

1. La Comisión se reunirá al menos dos veces al año, y siempre que sea convocada por su Presidente.

2. A iniciativa del Presidente, la Comisión podrá crear en su seno cuantos grupos de trabajo sean necesarios, determinando su composición y funciones, pudiendo incorporar a dichos grupos los técnicos a que se refiere el apartado 3.4 de la presente orden.

3. En lo no previsto en esta orden, la Comisión ajustará su funcionamiento a lo establecido en el Capítulo II del Título II de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

DISPOSICIONES ADICIONALES

Disposición adicional primera. Constitución.

La Comisión se constituirá formalmente en el plazo de un mes desde la entrada en vigor de la presente orden.

Disposición adicional segunda. No incremento del gasto público.

El funcionamiento de esta Comisión no supondrá incremento del gasto público atendiéndose con los medios personales y materiales del Departamento y de sus Organismos Públicos.

Disposición derogatoria única. Derogación normativa.

Queda derogada la Orden ECD/3300/2003, de 18 de noviembre, por la que se crea y organiza la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, en lo que respecta a las funciones del Ministerio de Cultura.

Disposición final única. Entrada en vigor.

La presente orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial del Estado.


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